I. Regulasi dan Prosedur Pengadaan
Barang dan Jasa
Pengadaan barang dan jasa
yang baik diperlukan dalam menunjang berjalannya roda perekonomian bangsa.
Berbagai temuan dan laporan dari aparat pemeriksa banyak menunjukkan
penyimpangan dalam pengadaan barang dan jasa ini. Penyimpangan ini ditandai
dengan banyaknya kasus penanganan tindak pidana yang ditangani oleh aparat
hukum.
Ada beberapa praktik yang
memicu tindak pidana dalam pengadaan barang dan jasa antara lain penyuapan,
memecah atau menggabung paket, penggelembungan harga, mengurangi kualitas dan
kuantitas barang dan jasa, penunjukan langsung, kolusi antara penyedia dan
pengelola pengadaan barang dan jasa.
Untuk mengantisipasi
berbagai resiko pengadaan barang dan jasa tersebut dapat dilakukan antara lain
dengan menghindari resiko yaitu dengan mengimplementasikan pengadaan barang dan
jasa yang tepat, memindahkan resiko kepada pihak lain yaitu dengan meminta
penjelasan tertulis (fatwa) untuk permasalahan-permasalahan yang tidak jelas,
atau dengan mengurangi resiko yaitu dengan melibatkan tenaga ahli sebagai
penerima barang, melibatkan konsultan hukum dalam merancang kontrak, memperkuat
sistem pengawasan internal dari KPA atau PPK.
Terlebih lagi ada
beberapa aturan yang mengatur proses pengadaan barang tersebut, Perpres 54
tahun 2010 sebagai perubahan tentang tatacara pengadaan barang dan jasa
pemerintah dari Keputusan Presiden No 8 tahun 2003. Dalam proses pengadaan
barang dan jasa ini, ada beberapa istilah yang perlu diketahui agar tidak
menimbulkan ambiguitas dan misinterpretasi. Beberapa diantaranya adalah:
- Barang, merupakan istilah yang
digunakan untuk menyebut benda, baik dalam bentuk bahan baku, setengah jadi,
maupun barang jadi yang menjadi objek dari pengadaan barang pemerintah.
- Jasa, terbagi menjadi Jasa
Konsultasi, Jasa Pemborongan dan Jasa lainnya.
- Pejabat Pembuat Komitmen (PPK),
merupakan pemilik pekerjaan yang bertanggung jawab atas pelaksaan prosespengadaan
barang dan jasa pemerintah,yang diangkat oleh Pengguna Anggara/ Kuasa Pengguna
Anggaran.
- Penyedia barang jasa, merupakan
perusahaan maupun badan usaha perseorangan yang menyediakan barang/jasa
Perubahan Tata Cara Pengadaan Barang
dan Jasa
Sebagai penjelas dan
pelengkap dari aturan yang berlaku sebelumnya, Perpres No 54 Tahun 2010
mengatur tata cara pengadaan barang dan jasa sebagai barikut:
A. Pengadaan
Pekerjaan Konstruksi
1. Pelelangan Umum , metode pelelangan
umum merupakan yang paling sering dilakukan untuk memilih penyedia
barang/jasa yang akan mendapatkan proyek pengadaan pekerjaan konstruksi..
2. Pemilihan Langsung, metode untuk
memilih penyedia jasa untuk proyek yang maksimal bernilai 200 juta.
3. Pengadaan Langsung, digunakan untuk
proyek pengadaan jasa konstruksi yang termasuk kebutuhan operasional dan
bernilai paling tinggi 100 juta.
4. Pelelangan Terbatas, dilakukan jika
pekerjaan yang dibutuhkan dianggap kompleks dan penyedianya terbatas.
5. Penunjukkan Langsung, dilakukan
untuk proyek konstruksi tertentu dengan persetujuan dari jajaran di instansi
pemerintah terkait.
B. Pengadaan
Barang/ Jasa Lainnya
1.Pelelangan Umum, paling umum
dilakukan untuk dalam proyek pengadaan barang dan jasa pemerintah
2. Pelelangan Sederhana, dilakukan jika
proyek yang ada bernilai paling tinggi 200 juta dan tidak bersifat
kompleks.
3. Pengadaan Langsung, dilakukan jika proyek yang ada berupa pengadaan barang/jasa operasional yang beresiko kecil, berteknologi sederhana dan bernilai maksimal 100 juta.
3. Pengadaan Langsung, dilakukan jika proyek yang ada berupa pengadaan barang/jasa operasional yang beresiko kecil, berteknologi sederhana dan bernilai maksimal 100 juta.
4. Penunjukkan Langsung,
5.Kontes/ Sayembara. Kontes dilakukan
dengan memperlombakan gagasan, kreativitas maupun inovasi tertentu yang
telah ditentukan harga/biaya satuannya., sedangkan Sayembara dilakukan
untuk kriteria yang belum ditentukan harga/nilai satuannya di pasaran.
Biasanya kontes diaplikasikan untuk pengadaan barang, dan sayembara untuk pengadaan
jasa.
C. Pengadaan
Jasa Konsultasi
1. Seleksi Umum, merupakan metode
paling utama untuk memilih penyedia jasa yang akan menangami penyedian jasa
konsultasi pemerintah.
2. Seleksi Sederhana, dilakukan untuk
pengadaan jasa konsultansi untuk proyek yang bernilai maksimal 200 juta.
3. Pengadaan Langsung, dilakukan jika
proyek pengadaan jasa bernilai tidak lebih dari 50 juta
4. Penunjuk Langsung
5. Sayembara
Metode Pengadaan Barang/Jasa
Selain kualifikasi, ada beberapa hal lagi
yang harus diperhatikan oleh penyedia barang/jasa, yaitu:
1.
Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa.
Untuk pengadaan barang/jasa
pemborongan/jasa lainnya, metode pemilihannya
terbagi atas 4 (empat) jenis, yaitu:
o Metode Pelelangan Umum
Metode inilah yang merupakan prinsip utama
pengadaan barang, yaitu dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara luas
melalui media massa dan papan pengumuman resmi institusi. Biasa dilakukan untuk
pengadaan dengan nilai diatas Rp. 100 Juta
o Metode Pelelangan Terbatas
Secara prinsip, sistem pengumumannya sama
dengan pelelangan umum, tetapi di dalam pengumuman tersebut sudah mencantumkan
nama penyedia
barang/jasa yang dianggap mampu untuk
mengerjakan. Jenis ini biasanya
digunakan untuk pekerjaan yang penyedianya
diyakini terbatas saja, dan untuk pekerjaan yang kompleks
o Metode Pemilihan Langsung
Merupakan metode pemilihan yang
membandingkan sebanyak-banyaknya
penawaran dan sekurang-kurangnya 3
penawaran dari penyedia barang/jasa
yang telah lulus prakualifikasi. Metode ini
cukup diumumkan melalui papan
pengumuman resmi institusi atau bila
memungkinkan melalui internet. Metode ini biasanya digunakan untuk pekerjaan
yang bernilai di antara Rp. 50 Juta sampai Rp. 100 Juta.
o Metode Penunjukan Langsung
Metode ini langsung menunjuk 1 (satu)
penyedia barang/jasa dengan cara
melakukan negosiasi teknis maupun harga.
Biasanya digunakan dalam keadaan tertentu dan keadaan khusus. Termasuk apabila
nilai pengadaan dibawah Rp. 50 Juta
2.
Metode Penyampaian Dokumen Penawaran
Metode penyampaian dokumen penawaran diatur
di dalam Keppres No. 80
Tahun 2003, dimana metode tersebut dibagi
menjadi 3 jenis metode, yaitu:
o Metode Satu Sampul
Dalam metode ini, dokumen-dokumen
administrasi, teknis dan penawaran
harga dimasukkan ke dalam satu sampul
tertutup kepada panitia/pejabat pengadaan. Apabila dokumen telah diserahkan,
sama sekali dilarang untuk menyusulkan dokumen lainnya. Karena masuk dalam
kategori post bidding.
Apabila dokumen pelelangan dikirim melalui
pos, maka sampul ini ditutup lagi dengan sampul penutup. Dimana pada sampul
penutup inilah dituliskan nama dan alamat dari institusi yang dituju.
o Metode Dua Sampul
Metode ini memisahkan antara dokumen
administrasi dan teknis dengan dokumen harga. Dokumen administrasi dan teknis
dimasukkan di dalam satu sampul (sampul I) dan diberi label Dokumen
Administrasi dan Teknis , sedangkan dokumen harga dimasukkan ke dalam sampul
lainnya (sampul II) dan diberi label Dokumen Harga. Kedua sampul ini kemudian dimasukkan
ke dalam satu sampul, yaitu sampul penutup
dan diserahkan kepada panitia
pada saat penyerahan dokumen. Apabila
dokumen dikirim melalui pos, maka
sampul ini harus dibungkus lagi ke dalam
satu sampul untuk pengiriman.
o Metode Dua Tahap.
Metode ini sama dengan metode dua sampul.
Yang membedakan adalah,
sampul administrasi dan teknis serta sampul
harga tidak diserahkan pada
waktu yang bersamaan.
3. Metode Evaluasi Penawaran.
Metode evaluasi penawaran juga terdiri atas
beberapa jenis, yaitu:
o Metode Evaluasi Sistem Gugur
Metode ini melakukan penilaian secara
berjenjang. Yang pertama dinilai adalah dokumen administrasi. Apabila sesuai
dengan yang dipersyaratkan maka dilanjutkan dengan penilaian teknis. Perusahaan
yang administrasinya
kurang lengkap, langsung digugurkan saat
itu juga dan tidak mengikuti penilaian teknis. Selanjutnya dilakukan penilaian
teknis terhadap spesifikasi
barang/jasa yang ditawarkan. Apabila sesuai
dengan yang dibutuhkan maka
langsung dilanjutkan dengan pembukaan
harga. Bagi perusahaan yang tidak
lulus teknis, langsung digugurkan saat itu
juga, walaupun harganya termurah. Kemudian, seluruh perusahaan yang telah lulus
administrasi maupun harga, dibuka penawaran harganya. Dan harga terendahlah
yang dinyatakan memenangkan pengadaan. Namun, di dalam pelaksanaan sehari-hari,
system ini biasanya dibalik. Pada saat pembukaan penawaran, langsung membuka harga
penawaran dari seluruh peserta. Yang diperiksa administrasi dan teknisnya
adalah perusahaan yang berada pada urutan 1 hingga 3 yang terendah di dalam
penawaran harganya. Metode evaluasi sistem gugur ini yang paling sering
digunakan di dalam pelelangan. Keuntungannya adalah cepat dalam memberikan
hasil akhir. Metode evaluasi ini paling sering disandingkan dengan Metode
Pemilihan Pelelangan Umum dan Metode Penyampaian Dokumen Satu Sampul.
o Metode Evaluasi Sistem Nilai.
Metode evaluasi ini dilakukan dengan
memberikan nilai angka tertentu
kepada setiap unsur di dalam penawaran.
Kemudian membandingkan jumlah nilai dari setiap penawaran peserta, dimana nilai
tertinggilah yang di nyatakan menang. Biasanya, metode ini dilakukan untuk
pekerjaan yang sangat memperhatikan kualitas teknis dibandingkan dengan harga.
Karena pada beberapa jenis pekerjaan, harga biasanya tidak menipu. Dimana
semakin mahal harga suatu barang, maka semakin baik juga kualitasnya. Beberapa perbandingan
yang sering digunakan adalah 60:4, 70:30 dan 80:10, malah pada beberapa lelang
menetapkan 90:10 untuk perbandingan nilai teknis dan harga. Sangat besar kemungkinan
penawaran dengan harga terendah dikalahkan dengan sistem ini. Namun, untuk
mencari kualitas barang ataupun pekerjaan, metode inilah yang terbaik.
o Metode Evaluasi Biaya Selama Umur
Ekonomis.
Sistem evaluasi ini mirip dengan evaluasi
sistem nilai. Dimana nilai ditetapkan kepada barang dengan melihat umur
ekonomisnya, sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan di dalam dokumen
pengadaan. Evaluasi ini biasanya digunakan kepada proses pengadaan yang sangat
memperhatikan nilai susut barang. Saat ini, masih jarang pengadaan barang/jasa
yang menggunakan evaluasi ini.
II. Sumber Informasi Tentang Penawaran atau Peluang
Proyek TIK
Sumber
informasi tentang Penawaran atau peluang proyek TIK dapat kita ambil dari sumber
manapun, apalagi pada jaman sekarang mencari informasi sangat mudah dengan
adanya social media seperti Facebook, Twitter, Berita Online, dan lainnya. Jika
dari sumber social media kurang lengkap, maka kita dapat mensurvey atau
mendatangi langsung narasumber tersebut Untuk pengadaan barang, kita dapat
mensurvey atau mendatangi langsung pabrik barang itu dan mencari informasinya
lebih lengkap.
III. Menyusun Kerangka Acuan Kerja/Term of Reference (KAK/TOR)
III. Menyusun Kerangka Acuan Kerja/Term of Reference (KAK/TOR)
Istilah KAK atau TOR sering
disebutkan dalam pengadaan
SIMRS (Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit). KAK/TOR sendiri adalah dokumen
perencanaan kegiatan yang berisi penjelasan/keterangan
mengenai apa, mengapa, siapa, kapan, di mana, bagaimana, dan berapa perkiraan
biayanya suatu kegiatan. Dengan kata lain, Kerangka Acuan Kerja berisi uraian
tentang latar belakang, tujuan, ruang lingkup, masukan yang dibutuhkan, dan
hasil yang diharapkan dari suatu kegiatan. KAK/TOR sendiri
disusun dengan format yang umum (Why,
What, Who, Whom,Where, How)
A. Latar Belakang Permasalahan -
Why
Latar belakang permasalah mengenai pengadaan Barang dan
Jasa tentunya dikarenakan adanya kebutuhan, baik kebutuhan untuk
pengembangan Existing System maupun kebutuhan implementasi
primer/pertama kali. Faktor internal & eksternal tadi tentunya berhubungan
dengan Visi Indonesia Sehat maupun target dari Millenium Development
Goals (MDGs) dalam bidang kesehatan. Pada akhirnya latar belakang
permasalahan yang paling penting adalah peningkatan kinerja dan kualitas faktor
keuangan dan keputusan-keputusan manajerial.
Jadi 3 (tiga) hal yang terdapat didalam bagian/bab ini
adalah : Gambaran Umum, Dasar Hukum dan Alasan Kegiatan Pengadaan Barang dan
Jasa yang dilaksanakan.
B. Kegiatan Yang Dilaksanakan - What
Ruang Lingkup Pengadaan (Uraian Kegiatan)
Bagian ini berisi penjelasan mengenai uraian umum
pelaksanaan kegiatan, serta metode pengadaan (procurement) apakah melalui
lelang terbuka, penunjukan langsung ataupun bentuk lainnya. Selain itu ruang
lingkup kegiatan ini juga mengandung penjelasan global mengenai beberapa hal
seperti hasil requirement/analisa kebutuhan, kegiatan desain sistem,
development, integrasi sistem, pengujian sistem, dokumentasi teknik & non
teknis, transfer knowledge, implementasi (go live). Dan masing-masing kegiatan
disebutkan jugadeliverable/outputnya.
Ruang Lingkup Sistem
Ruang lingkup sistem berisi penjelasan mengenai sistem SIMRS itu sendiri yang
dibagi menjadi 3 (tiga) bagian yakni Software, Hardware dan Brainware. Dari
segi software perlu modul-modul apa saja yang diperlukan oleh rumah sakit,
sesuai dengan analisa kebutuhan awal. Setiap rumah sakit akan berbeda
kebutuhannya sesuai dengan unit/bagian yang ada di dalamnya, tipe rumah sakit
(umum/khusus/swasta, rs pendidikan, penerapan BLUD, dll). Ruang lingkup
mengenai Hardware tentunya berhubungan dengan kebutuhan modul-modul
softwarenya. Dan ruang lingkup brainware mencakup kebutuhan SDM penanggung
jawab dan pelaksana kegiatan
Ruang Lingkup Pekerjaan (Batasan Kegiatan)
Batasan kegiatan perlu dibuat, karena indikator kata “project”
adalah ada awal dan ada akhir, sehingga batasan-batasan kegiatan perlu dibuat
dari awal guna mendukung suksesnya pengadaan dan implementasi
SIMRS
C. Maksud, Tujuan & Manfaat Kegiatan
Maksud & Tujuan Kegiatan
Berisi uraian & tujuan kegiatan pengadaan SIMRS. Maksud
dan tujuan ini tentunya masih berhubungan dengan latar belakang masalah yang
sudah dipaparkan di bagian sebelumnya
D. Cara Pelaksanaan Kegiatan - How
Spesifikasi Umum
Spesifikasi umum berkaitan dengan kemampuan sistem SIMRS secara umum serta
dari segi kehandalan (reliabilitas), keamanan (security),
ketersediaan (avaibility),keutuhan (integrity), dan
kontrol akses (access control)
Metodelogi Implementasi
Metode implementasi berkaitan dengan Software
Development Life Cyle (SDLC), dimana metodelogi yang umum digunakan
adalah metode Waterfall (air terjun), terkadang bisa juga metode Prototyping.
Arsitektur Sistem
Arsitektur sistem paling tidak mengandung
informasi-informasi seperti arsitektur sistem aplikasi (2-tier, 3-tier,
client-server, SOAP, dll), topologi/desain jaringan, arsitektur integrasi
sistem dan alur proses pelayanan pasien
Platform Teknologi
Platform teknologi ini mengandung informasi mengenai
platform yang dipergunakan dari segi arsitektur aplikasi (dekstop/web), sistem
operasi yang kompatible, basis data/database, bahasa pemrograman dan tipe
jaringan komputer.
E. Tempat Pelaksanaan Kegiatan - Where
Mengandung informasi tempat pelaksanaan kegiatan
implementasi/pengadaan Barang dan Jasa
F. Persyaratan dan Penanggung Jawab Kegiatan
Penanggung Jawab Kegiatan
Penanggung jawab kegiatan di RS menyesusaikan dengan susunan
panitia di RS. Untuk RS Pemerintah biasanya terdiri dari Pengguna
Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran (PA/KPA), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK),
Pejabat Pelaksana Teknis (PPTK), dan panitia pengadaan
Persyaratan Umum
Persyaratan umum lebih mengacu kepada persyaratan
administratif dan teknis bagi calon vendor/konsultan yang akan melaksanakan
kegiatan ini.
Persyaratan Personil/SDM
Persyaratan personil/SDM berisi informasi tentang
posisi/jabatan yang diperlukan serta tingkat pendidikan, keahlian dan
pengalaman yang dimilikinya.
G. Jadwal Kegiatan
Berisi informasi mengenai jadwal pelaksanaan kegiatan dari
awal sampai dengan serah terima maupun masa maintenance/garansi.
H. Total Biaya Yang Diperlukan
Anggaran yang perlu disusun untuk mengetahui besaran total
biaya yang diperlukan untuk kegiatan pengadaan Barang dan Jasa ini
I. Indikator Output (Kuantitatif & Kualitatif)
Indikator output dipergunakan sebagai Project Goal
(Objectives) dari kegiatan, baik berupa yang terukur maupun yang tidak
terukur.
GAMBARAN UMUM
Projek
dan rencana bisnis yang saya buat adalah sebuah toko yang diberi nama Yudha
Apotek yang menyediakan barang berupa obat obatan, yaitu proses
konseptualisasi, perencanaan dan penyediaan obat obatan Generik. Menyajikan
berbagai macam obat sesuai dengan penyakit yang dialami oleh konsumen atau obat
yang ingin di beli oleh konsumen. Selain itu juga menyediakan peralatan
kosmetik hingga alat alat P3K. Untuk penempatannya Toko kami sedang dalam
survey yang sudah dijelaskan sebelumnya.